Blog: 5 Dingen waar we de meeste hekel aan hebben in het kantoorinterieur.

5 Dingen waar we de meeste hekel aan hebben in het kantoorinterieur.

1) Ik heb geen plek om te zitten! Mijn bureau is … (vul maar in)!

Het zal niemand verbazen dat het bureau waar we ons werk aan doen, één van de eerst genoemde struikelblokken is. Het meest belangrijke is dat er überhaupt een bureau is waar we aan kunnen zitten. Of je medewerkers nu een vaste werkplek hebben of niet. Als er dagelijks 20 medewerkers op kantoor aanwezig zijn; heb je niet genoeg aan 15 bureaus. Dat is simpele wiskunde. Er zijn diverse tools die je bezettingsgraad van dag tot dag en van uur tot uur kunnen meten. Er zijn ook hele bedrijven die gespecialiseerd zijn in dergelijke metingen. Het is dus betrekkelijk eenvoudig om er achter te komen hoeveel bureaus je minimaal nodig hebt.
Niet alleen een beschikbaar bureau is belangrijk. Ook moet dit bureau geschikt zijn om die activiteiten uit te voeren die tot het takenpakket van de desbetreffende medewerker behoren. Als mensen met enorme vellen papier in de weer zijn of met stapels stalenboeken, is het bijvoorbeeld niet handig dat op het bureau net plek is voor een toetsenbord. Dan iedereen maar een enorm bureau van 2 meter? Ook dat is geen optie. Iemand die hooguit een ordner op zijn tafel heeft liggen zal zich een beetje verloren voelen aan een dergelijk bureau. Om zich letterlijk in te dekken zal de ruimte snel volstromen met van alles en nog wat. Hier is, naast dat het een rommelige indruk maakt, je schoonmaakteam dan weer niet blij mee.
Tot slot is het niet verplicht dat elk bureau een zit-sta functie heeft. Er zullen medewerkers zijn die deze functie nooit gebruiken. Een dergelijke investering is dan echt weg gegooid geld. Beter is het om een aantal van dergelijke bureaus te plaatsen en afhankelijk van hoe deze worden gebruikt er meer te plaatsen of ze te verplaatsen naar medewerkers die hier wel actief gebruik van zullen maken.

2) Het koffiezetapparaat. De koffie/thee is hier echt niet te drinken!

In een land waar er ooit een hit is geschreven over het belang en de macht van de koffiejuffrouw (https://www.youtube.com/watch?v=0043gKLQ6ww), zal ook de nummer twee geen verrassing zijn. In het westen hebben we een sterke koffiecultuur. We starten er in veel gevallen de dag mee en het is het eerste wat we de klant aanbieden. Rondom een bakkie troost praat het nu eenmaal veel makkelijker. In veel gevallen is het zelfs zo dat er gewoon niets gebeurt voordat er eerst een kop koffie naar binnen is gewerkt.
De laatste tijd is de kwaliteit ook steeds belangrijker geworden. Waren we vroeger al blij als er gekleurd water in een beker werd gegoten dat de vage geur van koffie verspreidde, tegenwoordig wordt een dergelijk kopje slootwater niet meer geaccepteerd. Datgene wat men wil drinken en vooral ook dat men zijn klanten aanbiedt moet wel een bepaalde kwaliteit vertegenwoordigen. Want waar blijf je als bedrijf als je je klanten een kopje koffie aanbied dat eruit ziet als thee, dat de geur heeft van oude sokken en dat smaakt naar zeep. Tegenwoordig zit je als bedrijf dan snel zonder klanten.
In grote bedrijven of verzamelgebouwen worden er steeds vaker een koffiebar geplaatst waar een barista meerdere uren per dag een heerlijk kopje Expresso,  Macchiato of een Caffe Americano double cream met cacao voor je klaar maakt. Naast een heerlijk kopje koffie krijg je dan ook nog eens de persoonlijke aandacht van de barista die met veel flair jouw vloeibare energie samenstelt. Pure luxe.

3) Er zijn veel te weinig vergaderkamers; en degene die we hebben zijn altijd bezet!

Frustratiepunt nummer 3 zijn de vergaderkamers of beter gezegd het gebrek daaraan. Wil je iets bespreken dan heb je daar een plek voor nodig waar je wat privacy hebt en waar je je collega’s niet stoort. Meestal is er bij de planning wel gedacht aan grote vergaderzalen voor de ‘belangrijke’ vergaderingen van het management. Maar waar kan je als 4 koppige projectgroep terecht? Mocht die grote vergaderzaal vrij zijn dan voel je je daar toch wat verloren. Binnen bedrijven is er vaak vooral een tekort aan de wat kleinere overlegkamers. Zo’n plek waar je even bij elkaar kan komen, de stand van zaken of een probleem kan bespreken of lekker met elkaar kan brainstormen. Afhankelijk van de aard van het bedrijf kan je in dergelijke kleine ruimten de zaken ook wat minder formeel aanpakken zodat de creativiteit van de aanwezigen wordt gestimuleerd. Denk daarbij eens aan beschrijfbare wanden, informele stoelen of een bank in plaats van een tafel en vergaderstoelen.

4) Onze toiletruimten zijn echt verschrikkelijk! Als het even kan blijf ik er zo ver mogelijk bij uit de buurt.

Op nummer 4 staat een universeel bezoek. Van hoog tot laag geboren, rijk of arm, groot of klein; we moeten allemaal met een bepaalde regelmaat naar het toilet. Zullen sommige van de medewerkers nooit de directieafdeling betreden of een stap zetten op de productievloer; het toilet bezoeken we allemaal. Dus ook hier moet aandacht aan worden besteed. Het geheel moet makkelijk schoon te maken zijn, want hygiëne is hier een absolute must. Het moet ook voorzien zijn van de juiste producten zoals bijvoorbeeld, handdoekjes, handdrogers, zeep, spiegels en voldoende toiletpapier. Het moet er fris ruiken en daarmee wordt niet bedoeld dat je wordt ondergedompeld in een chemische wolk. Verder is het ook helemaal niet gek als aan het interieur van het toilet enige aandacht wordt besteed. Een witte toiletpot met een zwarte bril in een wit betegelde ruimte is echt geen verplichting. Want let wel… Ook uw bezoek brengt vaak een bezoek aan uw toilet.

5)Het is zo’n enorme herrie op kantoor. Ik kan mijzelf niet eens horen denken. Laat staan dat er wat uit mijn handen komt!

Geluidsoverlast staat op nummer 5.
Het open plan-office was en is wat mij betreft nog steeds een prima idee, mits op de juiste manier toegepast en uitgevoerd. Zeker als ik dit concept vergelijk met de cubical-style van de jaren 80 waarin iedereen op zijn eigen 4 vierkante meter werd gezet met zijn eigen 3,5 wand.
Waar het fout ging was toen het open-plan werd gecombineerd met de industriële look waarbij wanden, vloeren en plafond niet meer werden afgewerkt maar lekker basic werden gelaten. Men was alleen even vergeten dat een betonnen kubus een enorme klankkast wordt als er niets is om het geluid te absorberen. Open-plan office werd daardoor een kippenhok. Alles werd 1000-voudig keer weerkaatst met een nagalm die na 2 dagen nog rond zong. Er kwamen tal van producten op de markt die dit probleem moesten oplossen. Tussen wandjes, schermen en plafondelementen werden in de basic ruimte gehangen die daardoor niets basics meer had en meer en meer ging lijken op een kleuterklas, aangekleed met bonte geometrische figuren en blauwe wolkjes tegen het plafond. Maar het bleven lapmiddelen zolang niemand het oorspronkelijke probleem aanpakte.
Open-plan is interessant maar niet met 20 man in 1 ruimte. De industriële look is mooi maar zonder absorberende wanden, vloer en plafonds is het voor een werkomgeving gewoonweg niet geschikt. Je kan geen ingewikkeld verslag lezen als je continu door je collega’s wordt gestoord of wordt afgeleid door een telefoon of een heel (telefoon)gesprek. Zorg dus dat er alternatieven zijn, denk bijvoorbeeld aan een stilte ruimte, of begin er gewoon niet aan.

TERUG