Blog: Verantwoordelijk voor de kantoorinriching? Maak deze 3 fouten niet

Verantwoordelijk voor het budget voor de kantoorinrichting? Hieronder volgen 3 manieren waarop het verschrikkelijk fout kan gaan

In mijn werk kom ik nogal wat rare situaties tegen. De manier waarop CEO’s en facilitair medewerkers omgaan met de inrichting van hun kantoorpand is soms, op zijn zachtst gezegd, vreemd. Ben jij verantwoordelijk voor de inrichting van je bedrijf. Zorg dan dat je de volgende 3 fouten niet maakt.

Ik doe het er even bij.

Ik neem contact op met een bedrijf dat gaat verhuizen en vraag naar de persoon die de zaken gaat regelen. Meestal kom ik dan uit bij de CEO of de afdeling facilitair, afhankelijk van de grootte van de organisatie. Dit keer word ik, denk ik, abusievelijk doorgeschakeld naar de afdeling HR. Als ik aangeef dat ik denk verkeerd te zijn doorgezet, blijk ik toch goed te zitten. De plaatselijke HR manager heeft deze taak er even bij genomen en is nu bezig met het inrichten van ruim 1100 m2 kantoor. Daar is hij wel wat druk mee, is de opmerking van zijn collega. Dus hij is moeilijk te bereiden op het moment. Je meent het …..!!! Ik word weer fijntjes met mijn neus op de feiten gedrukt dat mijn opleiding binnenhuisarchitectuur en bouwkunde kennelijk voor sommige mensen van nul en generlei waarde zijn. Iedereen kan toch een kantoorpand inrichten?!
Daarna verschijnen de artikelen in de krant dat het open plan office niet werkt. Dat er een enorm personeelstekort is bij bepaalde bedrijven. Dat er teveel lawaai is op de werkvloer. Etc etc. Maar laat ik het positief bekijken. Misschien lukt het deze heer wel om mijn meerderjarige opleiding en ervaring er ‘even’ bij te doen. Ik hoop het in ieder geval voor de medewerkers die daarna van dit pand gebruik moeten maken.

Hoofden tellen.

Ik kom dit regelmatig tegen op het programma van eisen. In mijn organisatie zitten 20 medewerkers. Dat zijn dus 20 bureautafels met 20 bureaustoelen en 2 vergadertafels met elk 8 stoelen. Zet maar in de kamers neer waar het nu ook staat. En natuurlijk even nieuwe vloerbedekking. Doe maar weer donker blauw.
De achterliggende motivatie bij deze gedachte? Eigenlijk is die er niet. Men heeft gewoon geen zin om zich in dit soort dingen te verdiepen. Men heeft wel wat beters te doen. De gedachte is: “Dit is wat ik had. Dus dit is wat ik weer wil hebben. Ik ga me niet verdiepen in wat mijn mensen nu echt nodig hebben. Ze doen het er maar mee. Dat hebben ze tot nu toe toch steeds gedaan. En ik geef ze nu alles nieuw. Dus nu niet meer zeuren.”
Dat zeuren doen ze waarschijnlijk ook niet bij jou maar des te meer in hun volgende baan….
Persoonlijk zou ik adviseren om die tafels gewoon te laten staan. Die voldoen waarschijnlijk nog prima. Waarom geld uitgeven als er in feite toch niets veranderd? Is zonde… zeker als het bedrijf over een jaar of 5 (max 10) toch faillissement moet aanvragen, omdat niet alleen medewerkers weglopen maar ook klanten.

Ik huur.

De CEO die ik aan de lijn had gaf dit als reden dat hij mijn diensten of de diensten van wie dan maar ook, niet nodig had. Hij huurde zijn pand van een andere organisatie. Ik snapte het nog steeds niet. En als je iets niet snapt moet je om uitleg vragen heb ik altijd geleerd. Na een lichte zucht volgde de uitleg. De organisatie was niet al te groot dus hij had de inrichting van zijn pand over gelaten aan de verhuurder. Die zou ervoor zorgen dat alles in orde kwam. Wacht even… had ik dit nu goed gehoord? Dit bedrijf liet zijn inrichting bepalen door een ander bedrijf? Ik kon er even niet bij met mijn verstand. Voor mij is dat hetzelfde als een ander bedrijf laten bepalen hoeveel winst jij mag behalen of met welke machines jij moet gaan werken. Wat weet een ander bedrijf nu van jouw doelstellingen. Wat weten zij van hoe jij werkt of wil werken, wat jouw medewerkers nodig hebben. Helemaal NIETS. Hoe kunnen zij dan jouw bedrijf vorm geven? En dan vragen mensen zich af waarom dingen niet ‘werken’.

Zomaar 3 uit het leven gegrepen voorbeelden die ik regelmatig tegen kom. Fouten die eenvoudig te voorkomen zijn. Hoe? Heel simpel. Met een beetje TLC en aandacht voor je medewerkers. Daarnaast is het belangrijk dat je je realiseert dat als je dit goed wilt aanpakken, je er ook tijd aan moet besteden en dat je het er zeker niet ‘even’ bij kan doen. Het is sowieso beter om daar iemand voor in te huren die er zijn werk van heeft gemaakt. Zo kunnen we bijvoorbeeld allemaal koken (even die enkeling buiten beschouwing laten die zelfs water kan laten aanbranden); maar er zijn maar weinigen van ons die daar een Michelin ster mee zouden kunnen verdienen……

 

 

TERUG