Het ´Nieuwe Werken´; de perfecte manier om facilitair te bezuinigen (deel 3)
Laten we nog even terug gaan naar het in Deel 2 van deze reeks benoemde uitgangspunt. Het bedrijfspand is er zodat je medewerkers hun werk kunnen doen.
Klinkt allemaal heel simpel maar hoe pak je dat nu concreet aan. Hoe kom je nu tot een mooie lijst van eisen die het uitgangspunt zullen vormen voor je nieuwe inrichting of je nieuwe pand.
Als eerste zul je zelf actief aan de gang moeten en betrokken moeten blijven bij het proces. Dit klinkt aardig vanzelfsprekend maar er zijn heel wat bedrijven die de inrichting en vormgeving van hun pand over laten aan een externe partij zonder dat ze daar zelf echt bij betrokken zijn. “De verhuurder richt het in.” ”We zitten bij iemand anders in en die zorgt voor alles.” Het zijn zaken die ik regelmatig tegenkom. Maar hoe kan je verwachten dat een externe partij weet wat jouw medewerkers nodig hebben? Jij zorgt binnen je eigen bedrijf er toch ook voor dat alle productstromen gereguleerd en gecontroleerd worden. Hoe kan je anders de kwaliteit van je eindproduct garanderen voor je klant? Hetzelfde geld voor de inrichting van je bedrijfspand. Als jij geen eisen stelt aan de inrichting van je pand; hoe kan je dan gegarandeerd zijn van een goed eindproduct?
Dus er zullen eisen opgesteld moeten worden. Maar waar haal je de hiervoor benodigde relevante informatie vandaan? Dat is echt geen enkel probleem. De belangrijkste bron van informatie zijn je medewerkers zelf. Zij weten heel goed waar ze tegen aan lopen, wat het probleem is in hun werkomgeving, wat hun frustreert en wat beter kan. Daar heb je geen externe expert voor nodig. Je hebt je eigen interne experts. Maak daar dus gebruik van. Een simpel rondje over de werkvloer en je zult eindigen met een flinke waslijst aan wensen, eisen en problemen. En als ik zeg de werkvloer; dan bedoel ik ook de werkvloer. Niet het management, middelmanagement of wat voor management laag je er verder nog tussen hebt zitten. Natuurlijk moeten ook zij hun wensen kenbaar kunnen maken, maar ik bedoel de medewerkers. Van de schoonmaker tot de assemblagemedewerker en van de receptioniste tot de boekhouder.
Daarnaast kan je eens een inventarisatie maken van problemen, fouten of knelpunten binnen de organisatie en bekijken in hoeverre deze veroorzaakt of verergerd worden door de inrichting van je pand. Hierbij kan je denken aan fouten die worden gemaakt omdat mensen geen rustige plek hebben om geconcentreerd te werken, vergaderingen die niet gepland kunnen worden omdat er geen plek is in de vergaderzaal met als gevolg dat deadlines niet gehaald kunnen worden. Geen plek hebben maar medewerkers zich even kunnen ontspannen waardoor ze aan het eind van de dag gewoon niet scherp meer zijn en fouten maken. Geen goede plek hebben om potentiële nieuwe klanten te ontvangen waardoor deze eigenlijk al afhaken voordat je ze klant kan maken. Ook deze dingen kan je meenemen in je wensenlijst.
En als je dan de wensenlijst hebt opgesteld deel je deze met experts. Dat zijn mensen die verstand hebben van de inrichting van kantoorpanden. Ik zeg het er maar even bij. Dus niet met Anneke van de boekhouding omdat ze haar eigen huis zo leuk heeft ingericht of met Johan van HR die het er wel even bij kan doen. Inrichten is een vak en dat houdt in dat kennis en informatie niet zomaar uit de lucht komt vallen. Er zijn diverse meerjarige studietrajecten voor opgesteld. Er zijn meerdere vormen van scholing en bijscholing. Daaruit moet ieder weldenkend mens kunnen afleiden dat er dus heel wat kennis te vergaren is. Iedere idioot kan ergens een tafel en een stoel neer zetten. Maar de expert zal eerst vragen waar je die tafel en stoel voor wilt gebruiken en zich afvragen of die tafel en stoel het antwoord is op de initiële vraag. Nog simpeler gezegd; je vraagt ook niet aan Pieter of hij je nieuwe kantoor wil tekenen en bouwen omdat hij in zijn eigen tuin zo’n leuke boomhut voor zijn kinderen heeft gemaakt.
Tot slot. Zorg voor een prettige sfeer in de organisatie. Je kan het perfecte pand neerzetten maar als er binnen de deuren een sfeer heerst waarbij je elk moment een mes in je rug kan verwachten zal de aandacht er meer op gericht zijn om in het sociale werkveld te overleven dan om het bedrijf vooruit te helpen en bij te dragen aan een goede omzet. De cultuur binnen een bedrijf kan je omzet en het voortbestaan van je bedrijf, maken of breken.
De conclusie van deze hele serie is dus dat ‘Het nieuwe werken’ geen manier is om facilitair te bezuinigen en dit ook nooit geweest is. Het is wat het woord al zegt gewoon een nieuwe manier van werken. Het legt de nadruk op andere aspecten en is meer gericht op de organisatie met haar wensen en eisen. Soms kan je dan toe met minder vierkante meters en soms heb je minder tafels nodig maar dat zijn bijzaken. Waarom zou je dan moeite doen om deze vorm van inrichten toe te passen? Heel simpel. Omdat ‘Het nieuwe werken’, als het op de juiste manier wordt toegepast, de winst van het bedrijf verhoogt, een happy office creëert en veel meer klanten zal aantrekken. En dat is toch het toekomstbeeld dat elke ondernemer en medewerker heeft voor het bedrijf.
Mocht je, na dit hele verhaal, toch nog de neiging hebben om Pieter (die van de boomhut) je nieuwe pand te laten bouwen heb ik hier alvast een leuke tekst voor het bordje bij de ingang.
“DOOR OMSTANDIGHEDEN VINDT U DE 1E VERDIEPING NU OP DE BEGANE GROND”
