Blog: Nog meer kantoorfrustraties

Nog meer kantoorfrustraties

Een paar weken geleden heb ik geschreven over de dingen waar we het meest hekel aan hebben op kantoor. (Link hier En ik wil niet vervelend doen…. Maar er zijn er natuurlijk nog veel meer.

Let vooral niet op de rommel.

Is sommige bedrijven is dit in plaats van “goedemorgen” de openingszin. Er is net iets geleverd. De schoonmaakster is al een paar weken ziek. We zijn aan het reorganiseren. We doen de jaarafsluiting. Maar of je vooral niet wil letten op de dozen, stapels ordners, bergen papier, koffievlekken of vuile kopjes. Iets waar met deze zin fijntjes de aandacht op hebt gevestigd.
Een opgeruimde omgeving staat voor een opgeruimd hoofd. Sommige zeggen wel eens een leeg hoofd. Persoonlijk heb ik liever een leeg hoofd waar ik nog iets nuttigs in kan stoppen dan een hoofd waar pure chaos heerst. Want de kans dat daar iets fout gaat is vele malen groter.
Hoeveel tijd zijn je medewerkers kwijt aan het zoeken van zaken? Hoe vaak gaan dingen fout omdat de juiste informatie niet is doorgekomen of niet op de juiste plek ligt? Hoe vaak breek je je nek over die dozen in de gang of op de trap?
Chaos om je heen betekent chaos in je bedrijf, in je contact naar klanten toe, tussen je medewerkers onderling.  Die klagen dan ook met grote regelmaat over de zooi op kantoor. En dan kan je die ‘zooi’ zo breed nemen als maar mogelijk is. Het probleem is eenvoudig op te lossen. Even samen de schouders er onder om de boel op orde te krijgen en harde afspraken maken om het opgeruimd te houden.  Het enige dat echt niets oplevert is niets doen en blijven klagen.

Het oog wil ook wat.

Ken je dat?  Van die bedrijven waar in geen 30 jaar iets is gedaan met het interieur. Zo’n bedrijf waar dat witte bureau al 2x modieus is geweest voor 3 jaar en de rest van de 24 jaar een hopeloze ouderwets uitstraling heeft? Zo’n bedrijf waar je eigenlijk met goed fatsoen geen klant kan of wil uitnodigen. En dan vragen die bedrijven zich serieus af waarom hun personeelsbestand zo vergrijst en waarom ze zo moeilijk jonge medewerkers en nieuwe klanten weten aan te trekken.
Medewerkers willen niets anders dan trots zijn op het bedrijf waar ze werken. Laten we eerlijk zijn. Ze steken meer dan genoeg tijd in het bedrijf. Aan familieleden, aan klanten en aan nieuwe medewerkers willen ze laten zien hoe geweldig en bijzonder hun werkplek wel niet is. En nee… dat betekend dus niet dat alles super hip en flashy moet zijn. Want dat is in anderhalf jaar al gedateerd. Gewoon mooi is in 95% van de gevallen goed genoeg. Wat mooi is mag ieder bedrijf lekker zelf uitmaken. En voor het bedrijf dat toch de laatste hype wil volgen; doe dat dan op zo’n manier dat de hippe onderdelen ook zonder problemen weer verwijderd kunnen worden of kunnen worden aangepast zodat ze weer helemaal in trend zijn met de volgende hype.

Break  away…. Far away…

De manier waarop wij werken is in de laatste jaren enorm veranderd. Veel werk wordt deels in kleine wisselende projectgroepen gedaan. Dit houdt in dat je regelmatig  even kort met elkaar moet overleggen.  Het is lastig als je dat aan iemands bureau moet doen. Daarmee stoor je andere collega’s. Je hebt dus even een plek nodig waar je bij elkaar kunt komen voor een korte breakout sessie. En je raad het al. Die plek is heel vaak nergens te vinden. Als alternatief kan je bij het koffiezet apparaat gaan staan. Maar daar staan nog 10 andere mensen en eigenlijk sta je daar in de weg. Dan maar even op de gang? Niet ideaal. Het bedrijf kent grote open plan kantoorruimtes en vergaderzalen (die meestal vol zitten); maar nergens wat kleine hoekjes waar je even met één of meerdere collega’s kan overleggen. Onze manier van werken is veranderd. Daar zijn we het toch allemaal wel over eens? Maar onze manier van denken over het kantoor is in wezen niet veranderd. We hebben deze alleen maar een ander sausje overheen gegoten. Zorg dus voor wat kleine hoekjes. Een bank. Wat losse stoelen of een paar krukken. Zo ziet het gebouw er ook meteen aantrekkelijker uit.

Verstoppertje spelen

Heel erg leuk hoor dat flex werken. Maar als je vroeger iemand wat wilde vragen dan kon je gewoon opstaan en naar een bepaald kantoor lopen en dan zat die persoon daar 9 van de 10 keer. Tegenwoordig mag je het hele gebouw door wandelen en dan mag je hopen dat de persoon waar je naar op zoek bent niet ook aan de wandel is. Zitten is natuurlijk het nieuwe roken dus die kans zit er dik in. Omdat iedereen telkens ergens anders zit; tenminste als we het flexwerken ook echt serieus nemen; zijn collega’s elkaar letterlijk uit het oog verloren. Het contact verwaterd. Mensen voelen zich niet meer betrokken bij hun collega’s  en nog minder bij het bedrijf. Want laten we eerlijk zijn. Voor veel mensen is het bedrijf hetzelfde als de collega’s.  Vooral  nieuwe medewerkers of zij die net van school komen en zich op hun eerste baan willen storten, kunnen het gevoel krijgen in hun eentje los te worden gelaten in de wildernis. Survival of de fittest is het devies. Want aan wie moet je wat vragen. En als je al weet aan wie je wat wil vragen… waar zit diegene dan. Om nog maar te zwijgen over het gevecht voor een beschikbaar bureau.
Nu kan je zeggen. Daar heb je toch een mobiele telefoon voor. Tuurlijk. Maar als die persoon nu in een belangrijke vergadering zit of gewoon eens een dagje vrij heeft of op vakantie is. Het is leuk dat je overal  en altijd bereikbaar bent met die mobiele telefoon maar je wilt natuurlijk niet overal en altijd bereikbaar zijn.
Gelukkig zijn er inmiddels slimme systemen die kunnen registreren wanneer iemand op kantoor is en waar deze persoon is ingelogd. Kan je weer lekker ouderwets opstaan en naar een bepaalde plek wandelen.

In het hol van de draak.

Geen receptie. Een onbemande receptie of een draak van een receptioniste. Hoe worden je klanten ontvangen voor de balie of aan de telefoon. De receptie en de receptioniste is het eerste contact dat jij als organisatie hebt met de buitenwereld en je klanten. Het zet de toon en die toon kan maar beter helder en zuiver zijn. Anders hebben je medewerkers een hoop problemen. Want als de klanten door een draak worden begroet heeft de medewerker waarna verbonden wordt eerst 10 minuten nodig om de klant weer te kalmeren. Het enige twijfelachtige voordeel is dat klanten niet zo snel opnieuw aan de telefoon zullen hangen. Ze mailen wel. Tenminste als ze uberhaupt nog contact opnemen.
Geen receptie betekent dat iedereen verantwoordelijk is voor klantcontact. In werkelijkheid betekend het dat niemand verantwoordelijk is voor het klantencontact. Zo nu en dan wordt door iemand de telefoon opgenomen, meestal omdat dat gerinkel zo langzamerhand wel erg vervelend wordt en niemand die telefoon opneemt.  Dit is iemand die er met zijn hoofd niet bij is en als enige doel heeft om de persoon aan de andere kant zo snel mogelijk door te verbinden.  Met een beetje geluk naar de juiste persoon of afdeling.  Een onbemande receptie is net zo erg. Je klant wordt telefonisch helemaal niet te woord gestaan en kan bellen tot hij een ons weegt of deze staat besluiteloos voor de balie en overlegt wat hij nu moet doen. Gewoon doorlopen? Blijven wachten? Bellen en zeggen dat hij beneden staat? Eén ding is zeker. Welkom zal deze klant zich in ieder geval niet voelen. Een ander voordeel van een goed bemande receptie is dat dit vaak het centrale punt is voor de informele kantoororganisatie. Wil je iets weten? Vraag het de receptioniste.

Frustraties op de werkvloer.  Je kan er een boek over vol schrijven…. Misschien wil je jouw frustraties met mij delen via de contactpagina. Misschien komt dat boek er dan wel eens…
Tot slot kan ik maar 1 advies geven. Blijven klagen lost het probleem niet op. Actie ondernemen wel.

 

 

TERUG